Hovorili ste si niekedy aj vy, že by bolo skvelé, keby mať deň viac hodín? Pretože ste napríklad potrebovali toho viac stihnúť v práci či domácnosti? Nuž, niekedy nám toho naložia, alebo si my sami naložíme, na plecia naozaj veľa. A potom nám nestačí ani celých 24 hodín. Ale je to, že nestíhame, následkom toho, že toho musíme naozaj veľa spraviť, alebo toho, že nemáme svoju prácu a plány dobre zorganizované?
Pravdou je, že v dnešnej dobe nás ľahko rozptýlia napríklad telefóny alebo iné moderné technológie okolo nás. A rozptýlenie je priam dokonalým zabijakom produktivity. Avšak, produktivitu vie zabiť napríklad aj zlá organizácia času či nie práve najlepšie stanovenie úloh a priorít.
Ak sa vám zdá, že máte toho veľa na práci a málo času počas dňa, možno stačí urobiť len pár opatrení a dokážete toho s prehľadom stihnúť omnoho viac. Prinášame 9 tipov, ako byť produktívnejší a urobiť počas dňa všetko potrebné.
Tip č. 1: Začnite čo najskôr
Zdá sa vám, že máte počas dňa málo času na všetky potrebné úlohy? Tak si viac času skrátka vytvorte. Ako? Nepotrebujete k tomu žiadne špeciálne a nadprirodzené schopnosti. Stačí jednoducho skôr vstať. U koho je väčšia pravdepodobnosť, že stihne počas dňa toho urobiť viac?
U niekoho, kto vstane už o šiestej ráno, alebo u niekoho, kto si pospí až do desiatej? Samozrejme, nemusí to tak platiť vždy. Avšak, ak máte toho skutočne veľa na pláne a skrátka potrebujete na to viac času, nastavte si budík, povedzme, o hodinku alebo dve skôr.
Tip č. 2: Premyslite si plán na deň
Čo rozhodne zabíja produktivitu, je nedostatok organizácie a zlý time management. Dobrá organizácia a plánovanie sú kľúčom k úspore času. Ak potrebujete mať produktívny deň, či už v práci, alebo doma, jasne si stanovte, čo všetko potrebujete urobiť.
Najlepšie je spísať si to na papier. Urobte si jednoduchý TO DO list, teda zoznam plánovaných úloh. Takéto zoznamy sa dajú vytvoriť aj v aplikáciách v mobile, no ako sme spomenuli v úvode, mobil dokáže človeka razom rozptýliť.
Preto je niekedy lepší papier a pero. Po splnení jednotlivých úloh si ich navyše môžete z papiera aj uspokojivo odškrtnúť. A pre ešte väčšiu úsporu času odporúčame vytvoriť si zoznam plánov už deň vopred.
Odporúčame: Ako byť sebavedomá: 7 tipov, ako si vybudovať sebadôveru
Tip č. 3: Zorganizujte si úlohy
Pri organizácii ešte zostaneme. Vytvorený zoznam úloh môže byť z hľadiska vyššej produktivity veľmi nápomocný, no môžeme spraviť ešte niečo viac. Papier toho, takpovediac, veľa znesie a napísať naň môžeme siahodlhý zoznam úloh. No máme reálne šancu to všetko počas dňa spraviť? V prvom rade je teda vhodné zhodnotiť, ako dlho nám naplnenie jednotlivých úloh bude trvať.
Po jednoduchom spočítaní minút a hodín potrebných na jednotlivé úlohy môžeme zistiť, že skutočne nemáme čas to všetko stihnúť. Z hľadiska motivácie sa vždy odporúča stanoviť si reálne ciele. Čo však v prípade, že je zoznam úloh na deň naozaj dlhý? Vhodné je priradiť k jednotlivým úlohám dôležitosť. Určte, ktoré úlohy sú veľmi dôležité a musia byť urobené čo najskôr a ktoré sú menej dôležité a môžu byť splnené počas dňa podľa možností.
Úlohy, ktoré si na deň naplánujeme, je ďalej vhodné nejako rozumne zoradiť. Napríklad porozmýšľajte nad tým, či nemáte niekoľko podobných úloh, ktoré je pre úsporu času vhodné splniť hneď za sebou alebo podľa možností súčasne.
Tip č. 4: Neodkladajte veci na neskôr
Hovorí sa, že čo môžeme urobiť dnes, nemáme odkladať na zajtra. Niečo na tejto ľudovej múdrosti rozhodne bude. V prípade, že si dobre naplánujeme deň, a teda stanovíme zoznam najdôležitejších úloh, ktoré máme reálne šancu stihnúť, nie je dôvod, aby sme nejaké úlohy odkladali na zajtra.
Ak sa nestane nejaká neočakávaná situácia, ktorú sme nevedeli predvídať, nemali by sme meniť plány a prekladať niečo na zajtra. Pretože zajtra si s najväčšou pravdepodobnosťou povieme, že pokojne to už mohlo byť hotové včera.
Tip č. 5: Nebojte sa urobiť si kratšiu pauzu
Ak chceme byť počas dňa vysoko produktívny a stihnúť toho čo najviac, neznamená to, že musíme nepretržite pracovať na napĺňaní všetkých úloh bez akejkoľvek prestávky. Ak pracujeme dlho bez pauzy, môže sa postupne znižovať naša pozornosť, môžeme strácať motiváciu a cítiť sa frustrovane.
Zrazu sa nám nič nechce, produktivita upadá a ľahšie podľahneme rôznym rozptýleniam. Pre optimálny výkon sú vhodne načasované prestávky nevyhnutné. Avšak, k prestávkam treba pristupovať zodpovedne. Ak si po dvadsiatich minútach práce urobíme hodinovú prestávku, nie je to potrebná a prospešná prestávka, ale to skôr zaváňa prokrastináciou.
Prestávky by mali byť skôr kratšie. Ak si ich chcete robiť častejšie, postačí aj päťminútová pauza. Ak ste pracovali dlhšie, pokojne si doprajte dvadsaťminútovú pauzu. Čas na prestávku ale vždy dodržujte a nepredlžujte ho.
Tip č. 6: Poverte niektorými úlohami iných
Ešte sa na chvíľu vrátime k organizácii úloh. Ako sme spomenuli vyššie, je vhodné ich roztriediť na tie najdôležitejšie, tie so strednou dôležitosťou a na tie menej významné. Ak potrebujete, aby aj tie menej významné boli počas dňa splnené, delegujte ich, teda nimi poverte niekoho iného.
Samozrejme, nie je to vždy možné, ale ak je, nemali by ste na túto možnosť zabúdať. Ak napríklad v práci organizujeme niekoľkých zamestnancov a niektoré úlohy nemusíte nevyhnutne urobiť vy sami, poverte nimi konkrétneho zamestnanca. V domácnosti zase neváhajte niektorými úlohami poveriť ďalších členov rodiny.
Odporúčame: Syndróm dokonalej ženy: 5 znakov a tipy ako ho dostať pod kontrolu
Tip č. 7: Naučte sa povedať nie
Viete, ako získať viac času na dôležité úlohy, ktoré musíte počas dňa urobiť? Niekedy sa stačí naučiť povedať nie. Naozaj mnoho ľudí má veľký problém s tým, povedať niekomu nie, pretože tým napríklad nechce niekoho sklamať, alebo má jednoducho strach.
Avšak, znova opakujeme, že by sme si mali zoradiť úlohy podľa dôležitosti a stanoviť si priority. Ak majú veci, o ktorých sami vieme, že ich musíme stihnúť, väčšiu prioritu ako niečo, o čo nás niekto požiadal, nemali by sme sa snažiť hľadať na to čas, ak ho skutočne nemáme.
Tým odsúvame dôležité činnosti a v konečnom dôsledku toho môžeme stihnúť počas dňa omnoho menej, teda čo sa tých skutočne podstatných vecí týka. A ak človek nevie v tých správnych momentoch hovoriť nie, ľahko sa môže dopracovať až k vyhoreniu.
Tip č. 8: Obmedzte možné rozptýlenia a rušivé elementy
Ako sme spomenuli už vyššie, mobily a rôzne technológie okolo nás sú veľmi rozptyľujúce a dokážu zničiť našu produktivitu. Je vhodné preto eliminovať čo najviac elementov, o ktorých vieme, že by nás vyrušovali a odkláňali našu pozornosť od práce.
Napríklad si vypnite upozornenia na mobile týkajúce sa sociálnych sietí. Ak pracujete z domu, rozhodne nemajte v pozadí pustení televízor. Skrátka, identifikujte zdroje rozptýlenia vo vašom okolí a odstráňte ich.
Tip č. 9: Nezabúdajte na dostatok spánku
A nakoniec ešte spomenieme dostatok spánku. Ako súvisí s našou produktivitou? Nuž, celkom dosť. V prvom rade sa vraciame k tipu číslo 1, teda k skoršiemu vstávaniu. Jedno je chcieť skorej vstať, pretože tak získame viac času počas dňa na rôzne úlohy a druhé byť skutočne schopný skôr vyliezť z postele. Ak ponocujeme do polnoci, bude sa nám o šiestej či siedmej veľmi ťažko vstávať.
A s tým ide ruka v ruke aj ďalšia záležitosť, ktorá môže mať negatívny vplyv na našu produktivitu, a to nedostatok energie. Na to, aby sme počas dňa stihli všetko potrebné, musíme telu zabezpečiť dostatok času na odpočinok. Nedostatok spánku sa môže prejaviť zhoršenou schopnosťou sústrediť sa, tiež zhoršením kognitívnych procesov a spomalením reflexov, čo všetko môže viesť k poklesu výkonu.
Bonnus:
Na výkon práce je veľmi dôležité aj vaše pracovné miesto. Toto sa bohužiaľ počas posledných rokoch zásadne zmenilo a mnoho ľudí po korone zostalo robiť z domova. Mnohým luďom to vyhovuje no pre vašinu je to aj dosť zásadný problém. Narúša im to ich súkromný život, ktorý takto nevedia oddeliť od pracovného a vo veľa prípadoch nemajú doma ani možnosť zriadiť si svoje pracovné miesto. Našťastie pre takého prípady sa už dajú riešiť, nakoľko svet sa danej situácii prispôsobuje. A tak, ak je aj toto váš prípad, môžete využiť možnosť a prenajímať si kanceláriu, či už na pár hodín alebo dní v týždni. Coworking Bratislava, či iné miesta vyslovene na toto určené, nájdete už v rôznych mestách po celom Slovensku.
